■胡晶

我国已进入了云数据网络时代，档案作为社会进步发展的存根和可检索利用数据，也逐步实现了从传统的纸质档案到电子档案的收集归档使用，随着电子档案被广泛的采用。如何在使用中获取科学性的维护保管，使电子档案获得持久有效的存放使用，是一项值得深思注重的问题。

重视档案管理的硬件建设和人员配备。对集团性质的企业单位要建立专门的档案室，配置相应的防盗门、档案柜、计算机、监控设备、局域网、电子文件存储设备。同时择优选聘有工作能力、专业知识水平、细心严谨、认真负责的同志专项承担该项工作。

严格程序规范使用。电子档案要有专人专机操作管理，加密上锁，定期清理病毒，始终保持良好的运行状态。要及时维护，杜绝微机带病运行，存入的电子档案要有足够的存储备份，杜绝在开机操作关机中的不正当使用，严防电子档案受损。

严格按照规范布置场所。根据《磁性载体、档案管理与保护规范》的要求，温度必须保持在15℃-27℃，相对湿度必须保持在40％-60％内，相对湿度不得超过5％。相对湿度为40％时电子档案的最佳保管温度为18℃，一般在24小时内温度变化不得超过3℃。对于光盘的保管，光盘必须保管在14℃-24℃，相对湿度在45％-60％。

严防光线和有害气体的影响。强烈的阳光所含的紫外线会破坏电子档案，在紫外线的作用下，存储介质会发生氧化反应，光盘、磁带、磁盘会发生脆性增大，带基老化。而且紫外线的能量还会破坏磁性载体的稳定性，使记录的读写效果变差，因此，在电子档案的存储过程中，库房应采用遮光窗帘来屏蔽外来光线。有害气体一般都有腐蚀性，在一定的条件下可以腐蚀电子档案，要注重有腐蚀性物体，要远离微机库房，更应杜绝有害气体进入库房。

严防机械振动。强烈振动和机械磨损都会对电子档案产生致命破坏，硬盘驱动器应放置于平处，硬盘驱动器在读写操作时，不能碰撞工作台，一旦磁头划伤了盘片，就会造成盘片的读写错误。

注意防尘。灰层对电子档案造成化学损伤、物理损伤、生物损伤，因此电子档案的防尘工作要认真对待，要减少空气中的含尘量，在使用完电子档案后，必须认真检查，及时放入盘盒中。

电子档案的使用保管工作细致而又重要。必须根据电子档案的特点，选择合适的载体，重视电子档案的安全性，做好电子档案的维护管理。

（作者单位：任兴集团）