董必武先生在《题赠档案工作》中说:典谟训诰,宝之无佚;只字片言,亦所珍惜。在时光的经纬中蓦然回首,发现我已与美丽的兰台相伴12年。公安档案工作好似一位老朋友,默默承载着过去的重任和嘱托,真实书写着时代的印记和变革,也悄悄见证着我作为一名档案人的成长。
初印象:心怀敬畏,以档为序
2012年8月,我到马集派出所任户籍内勤兼档案员。记得第一次走进档案室,简陋的房间里沿墙摆放着几张灰色的铁皮柜,几组木柜子上摆放着一摞摞封存完好的黄色牛皮纸袋,一打开柜子,陈旧纸张的气息扑面而来,甚至能看到在阳光中纷飞的细小尘埃。
在同事们的帮助下,我很快梳理清了档案分类、文件年限分类、序号档案号的编排,熟练掌握了日常性档案收集、鉴别、装订、整理、录入、编目、查阅、借用等工作要求。随着一份份文件装订成册,一卷卷、一排排整齐摆入档案柜里,从杂乱无章变为井然有序,我倍感充实。在整理档案的过程中,我也逐渐褪去原来的焦虑和浮躁,沉下心来,以更从容细致的心态来面对工作和生活。我开始慢慢感悟,公安档案工作具有很强的信息性、记录性和真实性,为人们了解公安机关的历史、发展历程、时间正本溯源提供可靠的依据、证据或者借鉴。我们每个民警都是档案的书写者、积累者、管理者、使用者。
再相识:为民纾困,以档为据
我对档案管理的印象彻底改变是在2013年,几乎在那一瞬间,我爱上了档案工作,也更加体会到这项工作的价值。
2013年5月某日下午,户籍室电话急促地响起,浙江某医院抢救一名伤者,只知道姓名杜某木,是嘉祥马集镇人,没有身份证件和电话,请帮助核查身份并联系家属。我用医院提供的姓名在人口系统里反复进行检索,查询结果为零。给马集镇4个“杜”姓比较多的村庄村干部分别打电话排查,并没有获得有价值的反馈。一筹莫展之际,我翻开了档案室现存的80年代各村原始户籍底册,一页页、一行行查看有没有杜某木的名字,希望能从中找寻到他存在的蛛丝马迹。经过3个多小时的查找和比对,终于在某村某户底册中看到,该户成员一栏登记为“杜某牧”,旁边用小字备注着“下落不明”。杜某牧家人得知消息后,连夜赶到马集派出所找到我,请求我告知他们关于杜某牧的点滴信息。原来80年代初他因与家人赌气离家出走,30多年来音讯全无,多年来家人四处寻找无果。我拨通医院电话,幸运的是,此刻杜某牧已经清醒,我与他进行了半个小时的通话。原来当年他离家后到浙江闯荡,希望能打拼一番事业后衣锦还乡,但事与愿违,投资失败心灰意冷的他再也没有和家人联系。在征得本人同意的情况下,我将医院地址告知了其家人,家人又随即奔赴浙江。分别的时候,杜某牧年迈的母亲抱着我嚎啕大哭,感谢我让她有机会在去世前还能见到大儿子。他们走后,我自己坐在档案室,轻轻抚摸着户口底册泛黄的纸张,内心久久不能平静。我第一次深切感受到档案不再是放在库房里沉睡的过往,而是记载着一个个鲜活的人生故事。
久相处:服务实战,以档彰正
随着工作经验的丰富,我对公安档案有了更深刻的认识。档案工作只做好整理是远远不够的,更重要的是要找到发挥档案价值的途径和方法,才能充分发挥公安档案为现实斗争服务的作用。
记得2022年4月,一件陈年旧案需要重新审查,需要调取1987年的案卷材料。由于时间久远,案情较为复杂,曾经的办案人员对案件很多细节已记忆模糊,办案系统也几经更换,案卷材料的存放地点存在争议。案卷材料至关重要,关系到重审工作的进行,而当事人对重审诉求一再进行信访。我翻遍档案室才找到1987年的报警记录。根据记载的信息,办案单位顺利找到了相关档案。一张报警单准确记录了过去案件发生的真实情况,为案件的重新审查提供了重要依据。
向未来:科技助力,为档添彩
基层公安档案多以存储实体档案资源为主,随着信息技术和网络技术的发展,对新时代档案工作提出了挑战,也提供了机遇。聚焦数据运用,实现从传统档案向数字档案的转型升级,实现既让警务效能得到提升,又让群众更满意,成为新时代公安档案工作的发展方向。
2022年,马集派出所档案室开展了档案信息化建设,并取得明显成效。档案信息化一改过去纯手工的档案管理模式,将档案中包含的重要数据和信息进行数字化,将档案工作整体纳入系统管理。这样查阅档案时,再也不用一卷一卷地翻阅,取而代之的是在检索框内输入关键词即可进行多层级、多类别查找,省时省力、高效便捷。“以前找一份卷宗要找好长时间,现在不到一分钟就能找到!”办案民警不止一次向我夸奖档案系统的便捷。档案信息化建设,有效提升了公安档案服务效能。当然,轻松利用的背后是很大的整理和信息化工作量,也是我和大家近年来的工作重点,我们仍将继续全力以赴。
前路漫漫亦灿灿,共筑兰台梦,且行且成长。我和兰台的故事还在继续……